Aktuellt

De håller kommunen rullande

Vi finns här för dig, del 12: Förvaltningsassistenterna

Vem är boss på hälsocentralen? Hur ser en bibliotekaries arbetsdag ut? Och vad sysslar tjänstemännen på kommungården med egentligen? I den här artikelserien får du följa med in bakom kulisserna i Ingå kommun.

Förvaltningsassistenterna
Doldisar. Riitta Korkman, Mia Avellan, Pia Londén, Carina Bäckroos, Susanna Niiranen, Mari Alasimi och Nina Sjöholm är vardagshjältar som hellre arbetar i det tysta än poserar på bild.

De är kommunens superhjältar som slåss mot kopieringsmaskiner och faktureringsprogram. Säg hej till förvaltningsassistenterna.

Processen som ledde till att den här intervjun blev av säger något om vilken typ av människor Ingå kommuns förvaltningsassistenter är.

När saken först kommer på tal försöker de skratta bort saken och svarar undvikande. Några dagar senare skickar jag ut ett mejl där jag efterlyser förslag på datum för en intervju. Total radiotystnad. Inget händer. Eller jo, förvaltningsassistenterna börjar undvika mig med blicken och snabbar på stegen när vi möts i korridoren.

Tills sist skickar jag ut ett mejl där jag slår fast datum, mötesplats och klockslag. Fortfarande inget svar.

Ändå sitter de alla lydigt och väntar mig när jag öppnar dörren till kafferummet där jag har skrivit att intervjun ska äga rum.

– Vi är plikttrogna, säger Carina Bäckroos från dagvårdskansliet.

– Och vana vid att lyda, säger bildningskansliets Pia Londén skämtsamt.

”Före detta kanslister”

Rummet doftar hemtrevligt av kaffe. Utomhus faller snö som är så lös att den egentligen borde kallas regn. Av någon anledning är lamporna i taket släckta och rummet badar i ett blågrått sken som letar sig in genom fönstren. Det här skulle skapa en dämpad stämning i rummet om det inte var för att de sju damerna vid bordet pratade och skrattade högt.

Vad är egentligen en förvaltningsassistent? För någon som inte är bevandrad i den kommunala terminologin kan ordet tyckas byråkratiskt. Tekniska kansliets Riitta Korkman förklarar:

– Förut var vi kanslister, men utvecklingen har gått åt det hållet i kommunerna att knappt någon har den titeln längre. I vissa kommuner har de kanslisekreterare i stället. I Ingå beslöts det att vi skulle kallas förvaltningsassistenter i och med att vi arbetar inom förvaltningen med bland annat frågor som baserar sig på lagstiftningen. Så vi är före detta kanslister.

Någon tycker att ”före detta kanslister” låter som en lämpligt oglamorös titel. Rummet ekar igen av skrattsalvor.

Ingen av förvaltningsassistenterna var förberedda på den här intervjun. Det är talande för hur deras arbetsdagar kan se ut.

Kopieringsmaskin
Ärkefienden.
– Jag vet aldrig hur dagen ska bli. Det kan hända att jag har tänkt fakturera, men så dyker det upp något som är mer akut, säger Pia Londén.

– Eller också kommer en kund in genom dörren, säger Mari Alasimi som förutom att vara förvaltningsassistent även är förmånshandläggare vid socialen.

Just variationen är något som de gillar med sina jobb.

– Jag har arbetat på platser där uppgifterna inte har varit lika varierande. Andra plus är att vi träffar mycket folk– och att här jobbar en massa trevliga människor med sinne för humor, fortsätter Alasimi.

När föredragningslistan fick åka taxi

Det är inte bara titeln som har förändrats. Även arbetets karaktär har utvecklats under årens lopp.

Riitta Korkman kom till huset redan 1989, tätt följd av centralkansliets Mia Avellan ett år senare. De minns med skräckblandad nostalgi hur de kunde tillbringa dagar vid en strulande kopieringsmaskin. Visst händer det att de fortfarande står och svär vid kommungårdens stora avancerade rymdskepp till skrivare, men i dag har en stor del av pappersarbetet ersatts med digitala diton.

– Då kopierades det i parti och minut, minns Avellan.

När kopiorna väl låg i rykande varma travar återstod fortfarande att sortera materialet och se till att mottagarna fick det i tid. Oavsett om de bodde i Ingå kyrkby eller i änden av en grusväg i bortersta Barösund.

– Jag körde själv ut föredragningslistorna till de förtroendevalda. Eller också skickade vi dem med taxi, säger Mia Avellan.

– Eller försökte be någon som var på våg åt det hållet att ta dem med sig, säger Pia Londén.

Ändå tvekar förvaltningsassistenterna när de får frågan om arbetsbördan har blivit mindre.

– En allmän uppfattning är att när arbetet blir elektroniskt, blir det också lättare. Det stämmer inte. I stället kämpar vi med olika program. Vi har också fått flera extrauppgifter med åren, säger Susanna Niiranen som är förvaltningsassistent på planläggningen, byggnadstillsynen och miljösidan.

– Digitaliseringen får inte heller leda till att vi slutar prata med varandra ansikte mot ansikte. På dagvårdssidan har vi många föräldrar – också unga människor – som uppskattar att de får personlig betjäning, säger Carina Bäckroos.

14-timmarsdagar skrämmer inte

Var och en av förvaltningsassistenterna har specifika uppgifter och specialkunnande. För Riitta Korkman gäller det att kunna de lagar som gäller för tekniska sektorn, medan Susanna Niiranen behärskar mark- och byggnadslagen som rinnande vatten.

– Ingen av oss kan hoppa in i den andras skor för en dag, säger Carina Bäckroos.

Nyast i huset av damerna är Nina Sjöholm som började 2015. Hennes titel är egentligen byråsekreterare, men hon blev snabbt en i gänget.

– Jag började i växeln och jobbade även i kommunens info. Jag har trivts riktigt bra.

I dag jobbar hon i huvudsak för social- och hälsovårdssektorn, men sköter även om flextidssystemet med de anställdas timmar. Flextiden är något som enbart får lovord bland förvaltningsassistenterna. Flera av dem fungerar även som sekreterare för de olika nämnderna. Om de har kvällsmöten kan de passa på att beta av sin att göra-lista medan de väntar på att mötet börjar.

– Det är skönt. Telefonen ringer inte och man kan fokusera på jobbet till hundra procent, säger Mari Alasimi.

Att de här arbetsdagarna blir lite längre är inget som skrämmer förvaltningsassistenterna.

– Jag satt till klockan 22 på bildningsnämndens ena möte. Då hade jag börjat jobba 7.30, säger Pia Londén.

Gas i korridoren och vattenläckage

Under årens lopp har förvaltningsassistenterna fått vara med om det ena och andra. Tiden då det nya biblioteket byggdes i anslutning till kommungården 2013-2014 var en speciellt turbulent tid. Då uppmanades personalen att använda hörselskydd under arbetstid, väggarna skakade av byggnadsarbetet och vid ett tillfälle fylldes korridoren av gas.

– Då räddade du livet på mig, säger Mari Alasimi åt Susanna Niiranen med ett skratt.

– Jag kände inte lukten av någon gas. Om du inte hade ropat att ingen ska röra sig i korridoren skulle jag säkert ha blivit där.

kommungården
Kontorshjältarnas tillhåll.

En annan, mer modern, episod var då ett vattenrör sprack läck nu i höstas och översvämmade torget i kyrkbyn. Eftersom Riitta Korkman även arbetar för vattentjänstverket Ingå Vatten hade hon en nyckelposition när det gällde att informera de kunder vars vattentillförsel ströps på grund av läckaget. Ett arbete hon genomförde så väl att hon fick beröm av kunderna.

– Det var jättespännande! Det var som att vara med i ett avsnitt av tv-serien 24. Ännu på kvällen hemma när det hela var finito satt jag i telefon med tekniska chefen Alexandra Forsén och satte ut en sista info om läckaget. Annat var det förr, då skrev jag ut infobreven och så fick pojkarna på tekniska verket föra dem till alla berörda hushålls brevlådor.

Kaffet i kopparna börjar vara slut. Förvaltningsassistenterna kastar förstulna blickar på klockan: arbetet kallar. Och det ska utföras, oavsett om det handlar om vattenläckage eller helt vanligt, monotont faktureringsarbete.

– I dessa tider ska du vara verkligt glad om du har ett arbete du tycker om. Det är, åtminstone för mig, viktigare än pengar, avslutar Mari Alasimi.

Hon ställer koppen i diskmaskinen. De andra följer hennes exempel. Snart gapar rummet tomt. Förvaltningsassistenterna är tillbaka på sina rum och håller kommunen rullande.

TEXT & FOTO: Benjamin Lundin

Del 1: Ingå hälsocentral: "Vi försöker följa med vår tid och utvecklas"
Del 2: Tekniska chefen: Hon bytte släggan mot paddeln
Del 3: Ingå bibliotek: Böckerna tog savolaxaren till Ingå
Del 4: Hemvården: "Jag har alltid tyckt om åldringar"
Del 5: Rehabiliterande arbetsverksamhet: Ingen Ingåbo ska behöva gå sysslolös
Del 6: Uppsökande ungdomsarbete: Källarmonstren finns här för Ingås unga
Del 7: Knattebo daghem: En sommar full av lek på Knattebos grönskande gård
Del 8: Byggnadstillsynschef Mikael Wikström: Han kan sitt Ingå
Del 9: Lönneberga: Ett mysigt hem på ålderns höst
Del 10: Kultur- och kursplanerare Regina Ekblom: "Jag vill leva för evigt!"
Del 11: Västra Nylands landsbygdsförvaltning: Kanslijobb bland åkrar och kor

Tillbaka till rubrikerna



Senast ändrad: 28.11.2017